Στόχος η άμεση και αποτελεσματική εξυπηρέτηση

Σε λειτουργία τίθεται το Μητρώο Πολιτών, η βάση δεδομένων ληξιαρχικών και δημοτολογικών πράξεων, που αναμένεται να μειώσει στο ελάχιστο τη γραφειοκρατία και την ταλαιπωρία υπαλλήλων και πολιτών.

Η ψηφιακή πλατφόρμα του Μητρώου Πολιτών δημιουργήθηκε στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ και συγκεκριμένα του Επιχειρησιακού Προγράμματος “Ψηφιακή Σύγκλιση” και η υλοποίησή του ολοκληρώθηκε ήδη από τον Νοέμβριο του 2016.

Η λειτουργία του αποβλέπει τόσο στην ενίσχυση της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης όσο και στην προώθηση του οργανωτικού και διοικητικού εκσυγχρονισμού της ελληνικής δημόσιας διοίκησης και θα συμβάλει σημαντικά στην εκκαθάριση και επικαιροποίηση άλλων κρίσιμων εξειδικευμένων μητρώων που τηρούνται από φορείς της Δημόσιας Διοίκησης.

Διαπιστευμένοι φορείς της Δημόσιας Διοίκησης θα έχουν τη δυνατότητα να αντλούν αυτοματοποιημένα από το Μητρώο Πολιτών στοιχεία ληξιαρχικών πράξεων και στοιχεία αστικής και δημοτικής κατάστασης των Ελλήνων πολιτών καθώς και των αλλοδαπών για τους οποίους υφίστανται ληξιαρχικά γεγονότα στην Ελλάδα.

Γρήγορη εξυπηρέτηση και διαλειτουργικότητα

Το Μητρώο Πολιτών συνίσταται στη δημιουργία κεντρικής βάσης δεδομένων που αποτελείται από το σύνολο των ληξιαρχικών πράξεων που έχουν συνταχθεί στα ληξιαρχεία της χώρας (Εθνικό Ληξιαρχείο) και των δημοτολογικών εγγραφών (Εθνικό Δημοτολόγιο), η οποία βάση τηρείται στο Υπουργείο Εσωτερικών και όπου, μέσω μίας ενιαίας διαδικτυακής εφαρμογής διαχείρισης, διαπιστευμένοι χρήστες των Δήμων – αρμόδιοι υπάλληλοι ληξιαρχείου και δημοτολογίου – θα έχουν πλέον τη δυνατότητα να εισέρχονται στο σύστημα προκειμένου να καταχωρίζουν ληξιαρχικές πράξεις και δημοτολογικές εγγραφές, να αναζητήσουν και να εκτυπώσουν οποιοδήποτε είδος ληξιαρχικής πράξης, πιστοποιητικών και βεβαιώσεων δημοτολογίου.

Η κεντρική βάση δεδομένων του πληροφοριακού συστήματος Μητρώου Πολιτών έχει συγκροτηθεί, κατά την αρχική φάση λειτουργίας του, από την μετάπτωση των στοιχείων που τηρούνταν στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Εθνικού Δημοτολογίου (ΟΠΣΕΔ), στο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Ληξιαρχικών Πράξεων (ΠΣ ΛΗΠ), στο Πληροφοριακού Συστήµατος Ψηφιοποιηµένων ΛηξιαρχικώνΠράξεων (ΠΣΛΗΨ), στο Τμήμα Ειδικού Ληξιαρχείου του ΥΠΕΣΔΑ, στα μηχανογραφημένα ληξιαρχεία της χώρας και στα λοιπά έργα ψηφιοποίησης ληξιαρχικών πράξεων.

Αναμενόμενο, από το Υπουργείο, αποτέλεσμα της λειτουργίας του Μητρώου Πολιτών είναι η γρήγορη και αποτελεσματική εξυπηρέτηση του πολίτη κατά τις συναλλαγές του, τόσο με τους Δήμους, όσο και με άλλους φορείς του δημοσίου τομέα, με αυτοματοποιημένη ηλεκτρονική έκδοση αποσπασμάτων ληξιαρχικών πράξεων και πιστοποιητικών δημοτολογίου, καθώς και η διαλειτουργικότητα μεταξύ των φορέων της δημόσιας διοίκησης, με κεντρική βάση το Μητρώο Πολιτών.

Στο πλαίσιο της υλοποίησης του έργου Μητρώου Πολιτών είναι συμβατικά απαραίτητη η εκπαίδευση των χρηστών, δηλαδή των δημοτικών υπαλλήλων, στο εν λόγω πληροφοριακό σύστημα, ώστε να είναι εφικτή η αποτελεσματική και απρόσκοπτη λειτουργία του, καθώς και η διαχείριση και συντήρησή του και ως εκ τούτου, το Υπουργείο έχει μεριμνήσει για την κατάρτιση των υπαλλήλων των Δήμων, μέσω ειδικών εκπαιδευτικών προγραμμάτων.

Φάση πιλοτικής λειτουργίας

Διανύοντας το τέλος της φάσης της δοκιμαστικής λειτουργίας του εν λόγω πληροφοριακού συστήματος, το Υπουργείο Εσωτερικών προχωρά στη φάση της πιλοτικής λειτουργίας, που θα διαρκέσει περίπου ένα μήνα και στην οποία θα συμμετάσχουν 15 Δήμοι της χώρας.

Η ενιαία διαδικτυακή εφαρμογή θα αντικαταστήσει τόσο την τρέχουσα τοπική εφαρμογή του Δημοτολογίου, όσο και το Πληροφοριακό Σύστημα Ληξιαρχικών Πράξεων (ΠΣΛΗΠ), που πλέον θα λειτουργούν σε ενιαία κεντρική βάση δεδομένων που θα τηρείται στο ΥΠΕΣ.

Η φάση πιλοτικής λειτουργίας του Μητρώου Πολιτών θεωρείται καθοριστικής σημασίας για την επιτυχημένη ολοκλήρωσή του, καθώς η συστηματική λειτουργία και ο ενδελεχής έλεγχος του νέου πληροφοριακού συστήματος από τα αρμόδια τμήματα θα βοηθήσει:

- στον εντοπισμό τεχνικών και λογικών λαθών της εφαρμογής,

- στον έλεγχο, όσον αφορά στην πληρότητα αλλά και την ορθότητα μετάπτωσης των δεδομένων,

- στον έλεγχο, όσον αφορά στη χρηστικότητα της εφαρμογής και

- στον έλεγχο, όσον αφορά στους χρόνους ανταπόκρισης και απόδοσης του συστήματος

Μέσω της χρήσης της πλατφόρμας, ο ανάδοχος θα έχει τη δυνατότητα, μέσω των υποδείξεων, που θα προκύψουν, να διορθώσει έγκαιρα όλα τα πιθανά λάθη και τις δυσλειτουργίες, να συμπληρώσει τυχόν ελλείψεις και να βελτιστοποιήσει την απόδοση του συστήματος, προκειμένου στη συνέχεια να εκκινήσει η παραγωγική λειτουργία του συστήματος από όλους τους Δήμους της χώρας.

Καμία αλλαγή στο προσωπικό του Δήμου

Δεδομένου, ότι η μείωση της γραφειοκρατίας και του χρόνου ενασχόλησης των υπαλλήλων με την κάθε υπόθεση, ενδεχομένως, κατά περιπτώσεις να αναδιοργανωθούν, σε επίπεδο υπαλλήλων και τα αντίστοιχα τμήματα, σε ό,τι αφορά στα τμήματα Δημοτολογίου και Ληξιαρχείου του Δήμου Σύρου – Ερμούπολης, ο Αντιδήμαρχος Διοικητικών Υπηρεσιών, κ. Αλέξης Αθανασίου, αποσαφήνισε, πως δεν έχει υπάρξει, μέχρι στιγμής, καμία τέτοια σκέψη.

Όπως τόνισε, η λειτουργία των δύο τμημάτων του Δήμου, γίνεται με το ελάχιστο δυνατό προσωπικό, ήτοι 5 υπάλληλοι, εκ των οποίων 3 στο Τμήμα Δημοτολογίου και 2 στο Τμήμα Ληξιαρχείου.

Σύμφωνα με τον Αντιδήμαρχο, η λειτουργία του Μητρώου Πολιτών αναμένεται να συμβάλλει στη μείωση του φόρτου εργασίας, ωστόσο, καθώς η ύπαρξη αρμοδίων υπαλλήλων για τη διαχείρισή του συνεχίζει να είναι απαραίτητη, ο Δήμος δεν προτίθεται να προβεί σε καμία αλλαγή, αναφορικά με τον αριθμό των υπαλλήλων, ειδικότερα, μάλιστα, εφόσον δεν έχει ολοκληρωθεί ακόμη καν η πιλοτική του λειτουργία.

Σημείωσε, ωστόσο, πως αν κατά την έναρξη της καθολικής λειτουργίας του, διαπιστωθεί, πως δεν υπάρχει ανάγκη απασχόλησης και των πέντε συνολικά υπαλλήλων του Δήμου στο αντικείμενο αυτό, τότε θα τεθεί ζήτημα ενδεχόμενης εσωτερικής αναδιοργάνωσης, ένα σενάριο, που δεν κρίνεται, μέχρι στιγμής, πιθανό.