Οργάνωση και ψηφιακή προβολή της Δημοτικής Βιβλιοθήκης Αμοργού

Η αρχή για την ολοκλήρωση ενός έργου πνευματικής “πνοής” για το νησί της Αμοργού πραγματοποιήθηκε με την ανάδειξη του αναδόχου για την «καταγραφή του υλικού και την ψηφιακή προβολή της Δημοτικής Βιβλιοθήκης Αμοργού».  Ανάδοχος αναδείχθηκε η εταιρία «Dotsoft, oλοκληρωμένες εφαρμογές διαδικτύου και βάσεων δεδομένων Α.Ε.» η οποία ήταν και η μοναδική που συμμετείχε στο διαγωνισμό. Το κόστος του έργου ανέρχεται στο ποσό των 57.040 ευρώ.

Πρόκειται για υποέργο της «Μετατροπής του παλαιού Σχολαρχείου Αμοργού σε Δημοτική Βιβλιοθήκη», το οποίο έχει ενταχθεί στο πρόγραμμα «Αντώνης Τρίτσης» και περιλαμβάνει τη μετατροπή τεσσάρων αιθουσών του ιστορικού Γυμνασίου Αμοργού σε Δημοτική Βιβλιοθήκη, με την ενοποίηση των χώρων και τη λειτουργική διαμόρφωσή του. Ο χώρος θα λειτουργεί ως βιβλιοθήκη αλλά και ως χώρος για την πραγματοποίηση εκδηλώσεων πολιτιστικού περιεχομένου.

Το αντικείμενο του έργου

Το βασικό αντικείμενο του έργου είναι η καταγραφή και η τεκμηρίωση 4.000 βιβλίων της Δημοτικής Βιβλιοθήκης της Χώρας Αμοργού. Το αρχείο της Βιβλιοθήκης περιλαμβάνει τους τίτλους των βιβλίων που αρχικά θα καταγραφούν και έπειτα θα τεκμηριωθούν.

Παράλληλα θα γίνει ψηφιοποίηση εγγράφων και σπάνιων βιβλίων 15.000 σελίδων της Δημοτικής Βιβλιοθήκης και η προμήθεια εξοπλισμού για τη διαχείριση του υλικού από το προσωπικό της βιβλιοθήκης, αλλά και την ενημέρωση των επισκεπτών καθώς και bookscanner για την ολοκλήρωση της ψηφιοποίησης και στο υπόλοιπο αρχείο της βιβλιοθήκης. Τέλος θα γίνει εγκατάσταση προγράμματος διαχείρισης βιβλίων για τον δανεισμό από το κοινό.

Καταγραφή και τεκμηρίωση 4000 βιβλίων

Το αρχείο της βιβλιοθήκης περιλαμβάνει τους τίτλους των βιβλίων, με τον ανάδοχο να αναλαμβάνει την καταγραφή και τεκμηρίωση τους με στόχο την προβολή, την επιστημονική αξιοποίησή τους στην έρευνα και την εκπαίδευση. Το σύνολο των τεκμηρίων θα παραμείνει σταθερό και αμετάβλητο τόσο κατά την διαδικασία της καταγραφής όσο και κατά τη διαδικασία της τεκμηρίωσης.

Οι υπηρεσίες ηλεκτρονικής επιστημονικής τεκμηρίωσης περιλαμβάνουν την προετοιμασία, κατά την οποία γίνονται οι απαιτούμενες προκαταρκτικές ενέργειες της τεκμηρίωσης, την ηλεκτρονική καταγραφή και μεταφορά των υπαρχόντων και εγκεκριμένων στοιχείων καταλογογράφησης των τεκμηρίων που έχουν επιλέγει για την ψηφιακή τεκμηρίωση και τέλος την παραγωγή και καταγραφή μεταδιδόμενων βάσει προδιαγραφών όπως αυτές έχουν οριστεί από το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης (ΕΚΤ).

Η διαδικασία τεκμηρίωσης του υλικού του θα πρέπει να διεξαχθεί ακολουθώντας τα διεθνώς ενδεδειγμένα πρότυπα που έχουν αναπτυχθεί γι’ αυτό το σκοπό. Συνοπτικά οι διεργασίες για την τεκμηρίωση του υλικού θα περιλαμβάνουν συλλογή, οργάνωση, αξιολόγηση, τεκμηρίωση και διορθωτικό έλεγχο του υλικού και τέλος δημιουργία σχήματος ψηφιοποίησης του υλικού.

Ψηφιοποίηση εγγράφων και σπάνιων βιβλίων 15.000 σελίδων

Θα ψηφιοποιηθούν έγγραφα και σπάνια βιβλία 15.000 σελίδων της Δημοτικής Βιβλιοθήκης Χώρας Αμοργού. Ο ανάδοχος θα αναλάβει την ψηφιοποίηση του παραπάνω αρχείου με στόχο την προβολή, την επιστημονική αξιοποίησή τους, την δημιουργία πρωτογενούς ψηφιακού υλικού και την διάθεση ψηφιακού υλικού στο ευρύ κοινό.

Οι υπηρεσίες ψηφιοποίησης περιλαμβάνουν τις βασικές διαδικασίες της προετοιμασίας κατά την οποία γίνονται οι απαιτούμενες προκαταρκτικές ενέργειες της ψηφιοποίησης των αντικειμένων, οι οποίες αφορούν, στη μεθοδολογία εργασιών ψηφιοποίησης, τον ορισμό του χώρου, θέματα ασφάλειας, προγραμματισμό εργασιών, επιλογή – οργάνωση και διάθεση των τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση, την αποτύπωση δεδομένων κατά την οποία πραγματοποιούνται οι δύο βασικές διαδικασίες ψηφιοποίησης (ψηφιακή φωτογράφηση με ψηφιακή φωτογραφική μηχανή, των επιλεγμένων και ορισμένων από την αναθέτουσα αρχή τεκμηρίων και σάρωση με εξειδικευμένους σαρωτές τεκμηρίων) και τέλος την αποθήκευση και επεξεργασία των ψηφιακών δεδομένων.

Αναλυτικότερα, ο ανάδοχος θα πρέπει να κάνει χρήση των ενδεδειγμένων διαδικασιών ψηφιοποίησης κατά τα διεθνή πρότυπα, με χρήση εξοπλισμού ψηφιοποίησης υψηλών προδιαγραφών που θα διασφαλίσει ακριβή αντίγραφα υψηλής ποιότητας χρώματος, όπου χρειάζεται, κειμένου και τέλος τήρηση των απαιτούμενων διαδικασιών ασφάλειας με σκοπό τον μηδενισμό του κινδύνου ολικής ή μερικής απώλειας του ψηφιοποιημένου υλικού. Μέρος του υλικού που θα ψηφιοποιηθεί είναι εξαιρετικά ευαίσθητο σε μηχανικές καταπονήσεις και η χρήση του και οποιαδήποτε μορφή αναπαραγωγής του απαιτούν ιδιαίτερους τρόπους προσέγγισης.

Ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος και αποθήκευση

Με την παράδοση των ψηφιοποιημένων αρχείων θα πραγματοποιείται από την επιτροπή παραλαβής και παρακολούθησης του έργου δειγματοληπτικός έλεγχος, ώστε να πιστοποιείται η πληρότητα και η ποιότητα των ψηφιακών υποκατάστατων και των αντιγράφων τους σύμφωνα με τις προδιαγραφές (ανάλυση, βάθος χρώματος, ποιότητα εικόνων, πληρότητα αρχείων, ονοματολογία των αρχείων κ.λ.π).

Ο ανάδοχος θα πρέπει παράλληλα, να περιγράψει όλες εκείνες τις απαραίτητες λειτουργίες για την αποτελεσματική οργάνωση και αποθήκευση των ψηφιακών αντιγράφων και των αντίστοιχων μεταδεδομένων με δυνατότητα αποδοτικής συμπίεσης για εξοικονόμηση αποθηκευτικών πόρων χωρίς απώλεια της αρχικής πληροφορίας και της ποιότητας των ψηφιακών αντιγράφων. Επιπλέον θα παρέχεται δυνατότητα αποθήκευσης συμπιεσμένων αντιγράφων μικρότερου όγκου για γρήγορη επισκόπηση των τεκμηρίων και διάθεσή τους στο διαδίκτυο.

Προμήθεια προγράμματος για διαχείριση βιβλίων

Το κεντρικό λογισμικό διαχείρισης και πρόσβασης των χρηστών θα είναι web-based και το τμήμα του λογισμικού που αφορά τους διαχειριστές του συστήματος θα είναι προσβάσιμο μέσω του εσωτερικού δικτύου ενώ το λογισμικό για τους χρήστες θα λειτουργεί μέσω ίντερνετ χρησιμοποιώντας ένα subdomain της υφιστάμενης ηλεκτρονικής διεύθυνσης της βιβλιοθήκης.

Η βασική λειτουργία του λογισμικού διαχείρισης της βιβλιοθήκης θα επικεντρώνεται στην εξυπηρέτηση των μελών της βιβλιοθήκης, δίνοντάς τους την δυνατότητα αναζήτησης βιβλίων, αλλά και κράτησης / δέσμευσης βιβλίων προς δανεισμό. Ο δανεισμός θα απαιτεί τη φυσική παρουσία του μέλους στη βιβλιοθήκη. Η λογική λειτουργίας της δανειστικής βιβλιοθήκης προϋποθέτει ότι ο ενδιαφερόμενος για κάποιο βιβλίο προς δανεισμό θα είναι εγγεγραμμένο μέλος της βιβλιοθήκης, δηλαδή θα διαθέτει κάρτα μέλους.

Ο κάθε ενδιαφερόμενος θα απολαμβάνει διαδικτυακά τις υπηρεσίες με χρήση του web browser ενώ θα εξασφαλίζεται η πρόσβαση από σταθμούς εργασίας ανεξαρτήτως λειτουργικού συστήματος και λογισμικού περιήγησης. Ο χρήστης θα έχει, επίσης, τη δυνατότητα σύνθετης αναζήτησης με εισαγωγή θεματικών όρων, τίτλου βιβλίου, συγγραφέα, εκδότη, εκδοτικής σειράς, κωδικού βιβλίου, θεματικής ενότητας, κ.λπ.. Η επιστροφή των αποτελεσμάτων θα περιλαμβάνει πλήρη στοιχεία των τίτλων με χρωματικό κώδικα των αντιτύπων κάθε τίτλου σύμφωνα με τη διαθεσιμότητά του.

Χρονοδιάγραμμα και προϋπολογισμός

Η συνολική διάρκεια για την ολοκλήρωση του υποέργου θα είναι 8 μήνες. Το χρονοδιάγραμμα περιλαμβάνει 5 φάσεις ως την υλοποίησή του. Η 1η φάση θα περιλαμβάνει ουσιαστικά το πλάνο των ενεργειών και των δράσεων που θα ακολουθηθούν. Στη 2η φάση θα πραγματοποιηθεί η ψηφιοποίηση αρχείου, η τεκμηρίωση και η ολοκλήρωση των υπηρεσιών (διάρκεια 5 μήνες) ενώ στην 3η φάση θα γίνει η προμήθεια προγράμματος διαχείρισης βιβλίων (1 μήνας). Στην 4η φάση θα γίνει η προμήθεια του εξοπλισμού (1 μήνας) και τέλος στην 5η φάση θα γίνει ο τελικός έλεγχος ορθής ψηφιοποίησης και διόρθωση σφαλμάτων (διάρκεια 1 μήνας).

Η εκτιμώμενη αξία της σύμβασης ανέρχεται στο ποσό των 57.040 ευρώ.